BILLET # 8 : COURRIEL
Voici quelques trucs et astuces que j’ai répertorié lors de ma recherche sur ce thème, en vue d’une utilisation efficace du courriel :
Le champ « Objet » (le titre du message):
1. Indiquez toujours dans le champ « Objet » la teneur exacte du message. Le temps que vous consacrez à bien nommer vos messages sera largement récompensé lorsque vous ou votre collaborateur aurez un besoin urgent d’une information dans l’un de vos messages.
2. Dans le même esprit, si vous devez traiter de deux sujets avec votre interlocuteur, créez deux messages et donnez à chacun un titre distinct. Demandez à votre correspondant de répondre de façon distincte à chaque message. Cela facilitera le suivi des échanges et la localisation des messages.
3. Lorsque vous utilisez la commande « Répondre » de votre logiciel de courrier électronique, respectez le sujet d’origine. Évitez de lancer un autre sujet en conservant le même objet. Optez plutôt pour un nouveau message (ou alors prenez le temps de modifier le champ objet).
4. Au lieu d’accumuler les « Re : RE : Re : » qui précèdent le titre du message, modifiez plutôt le contenu du champ objet afin de refléter la progression du dossier. Par exemple, remplacer « Rapport à la direction - pour commentaires » par « Rapport à la direction - commentaires et confirmation de la date de présentation ».
Les fichiers joints:
5. Convenez avec votre interlocuteur d’une façon de nommer les documents que vous allez vous échanger par courrier électronique. Par exemple, utilisez la codification suivante : « rapport-00-XY.rtf » ou « rapport » indique le contenu du document, « 00 » indique, sur deux chiffres, le numéro de version du document et « XY » indique les initiales de la dernière personne ayant modifié le document. Par exemple, ce document porte actuellement le nom « chronique_2-01-JL.rtf » faites une exception pour la version finale du document. Si vous recevez les derniers commentaires du client PL sur une présentation PowerPoint sous le nom « pres_direction-15-PL.ppt », envoyez la version finale du document « pres_direction-16-final.ppt ».
6. Si vous devez échanger de nombreux documents lors d’un même envoi, utilisez un logiciel de compression (tel que WinZip) pour les regrouper en un seul fichier et joignez ce fichier à votre message. En plus d’accélérer le transfert, le temps investit sera largement compensé lors de l’attachement mais surtout à la réception du message. Assurez-vous que votre destinataire dispose d’un logiciel pour ouvrir les fichiers ZIP (les plus récentes versions de Windows peuvent lire ces fichiers).
7. Évitez de joindre à vos messages des fichiers plus gros qu’un megaoctet. Renseignez-vous sur la capacité de la boîte postale de votre interlocuteur. Si le fichier est trop volumineux, utilisez plutôt un système d’échange de documents.
Gestion du temps et des activités:
8. Si vous utilisez le même logiciel que votre collaborateur pour gérer vos rendez-vous, vous pouvez utiliser le courrier électronique pour inscrire vos réunions ou confirmer vos rendez-vous dans les deux agendas. Par exemple, pour proposer une date de réunion avec Microsoft Outlook, créez un nouvel item dans le calendrier et indiquez l’ordre du jour ou tout autre renseignement utile. Ensuite, cliquez sur « Inviter des participants » dans la barre de bouton et indiquez dans la zone « A : » l’adresse de votre collaborateur. Lorsque celui-ci recevra l’invitation, il pourra « Accepter » le rendez-vous ou « Proposer un nouvel horaire ». Dans votre item, l’onglet « Suivi » permettra de vérifier qui a confirmé sa participation à la réunion.
9. Vous pouvez aussi assigner des tâches par courrier électronique. Par exemple, avec Microsoft Outlook, créez une nouvelle tâche et cliquez sur « Assigner une tâche » et indiquez l’adresse du collaborateur. Au besoin, indiquez les renseignements sur la tâche, sa priorité et son échéance. Votre correspondant recevra un message « Demande de tâche ». Il pourra l’accepter, puis, au besoin envoyer des rapports d’état qui vous tiendront au courant de l’avancement et de la terminaison de la tâche.
Pour agir immédiatement:
10. Pour éviter que les messages importants soient confondus avec les dizaines de messages moins importants qui s’accumulent dans votre boîte de réception, utilisez l’assistant « Gestion des messages » (dans le menu « Outils » d’Outlook) pour créer une règle qui vous signale immédiatement l’arrivée de ses messages (même si vous travaillez dans un autre logiciel). Vous pouvez créer une règle pour chaque correspondant mais il est préférable de créer une règle associée à un sous dossier « Contacts » que vous pouvez appeler « Privilège ». Copiez dans ce dossier les fiches de vos correspondants prioritaires. Il suffit de créer une règle pour « Vérifier les messages à leur l’arrivée », pour les messages dont « l’expéditeur est dans le carnet d’adresses Privilège » en demandant de « m’avertir en utilisant un message spécifique ». Dès lors, Outlook vous signale immédiatement l’entrée de tous messages provenant des collaborateurs qui existent dans ce carnet d’adresse.
Voilà pour les trucs et conseils.
Mon pointeur sur ce thème vous amène sur le site IT security qui a établi une liste de 99 conseils pour améliorer la sécurité et la productivité du courrier électronique.
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